La transparence

Chez Beezen, nous adorons la transparence !

Cette valeur s’étend jusqu’à nos boites e-mail. 

 

Tout le monde sait tout. Il n'y a pas de secrets.

AVANTAGES ET FLUX  DE TRAVAIL DES E-MAILS

ENTIÈREMENT TRANSPARENTS

Si cela semble être une idée radicale, eh bien, ça l'est en quelque sorte.

 

Chez Beezen nous sommes totalement transparents avec nos e-mails. Nous partageons nos échanges de mails avec tout le monde.

Nous trouvons que cela est extrêmement utile dans la manière dont nous accomplissons notre travail et pour la confiance que nous avons créée entre nous.

Notre fondateur, Jean-Marc, a une idée précise de deux bénéfices principaux de la transparence :

  • La confiance

  • La prise de décision

 

La transparence, constante dans les bons et les mauvais moments, les petites choses et les grandes choses, engendre la confiance. 

Cela permet aux autres de voir notre niveau de responsabilité et la façon dont nous nous efforçons de faire ce qui est juste.

 

En termes de prise de décision, la transparence permet d’accélérer le processus en fournissant le contexte et les informations qui sont souvent absents d’une communication en boucle fermée. Avec toute l'équipe ayant accès à tout, les décisions peuvent être prises plus rapidement.

En fin de compte, si vous voulez que les gens prennent des décisions intelligentes, ils ont besoin de contexte et de toutes les informations disponibles. 

Et si vous voulez que les gens prennent les mêmes décisions que vous, mais de manière plus évolutive, vous devez leur fournir les mêmes informations que celles dont vous disposez.

Pourquoi ? 

Quand les boites mails ne sont pas partagées il n'est possible

de saisir que 20 % des opportunités. 

Situation 1:
Indisponibilité inattendue
Lorsque Clémentine a dû quitter la ville à la dernière minute pour une urgence familiale, j'ai pris la relève là où elle s'était arrêtée. Comment j'ai su où elle s'est arrêtée? Il y avait une trace écrite d'e-mails pour me montrer où en étaient les échanges, et comme je suivais les fils des e-mails, cela lui prit quelques secondes pour me mettre au courant, car je savais déjà ce qui se passait.
Situation 2 :
L'information disponible pour tous

C'est étonnant de voir combien de fois une conversation utile entre deux personnes finit par être utile pour tant d'autres. Lorsque qu’Ernest, notre Chief Happiness Officer, a envoyé un courrier électronique à un nouveau membre de l'équipe sur la manière de générer des rapports sur l'un de nos outils, les instructions ont également touché les autres. Un seul e-mail offrait une solution à de nombreuses personnes et Ernest n'avait besoin de l'envoyer qu'une seule fois.

Nous avons vu cela se produire régulièrement. Quelqu'un enverra un e-mail à propos de la demande d'invitation Drive, ce qui donnera à d'autres l'occasion de jeter un coup d'œil également. Quelqu'un envoie un e-mail à propos d'un bug ou d'une fonctionnalité, et d'autres peuvent en parler. C'est un gain de temps considérable et une amélioration de l'efficacité.

Situation 3 :
Travail sans surprise

Il y a quelques semaines, un changement de dernière minute, provenant de la direction, a pu être traité rapidement par Ana, notre Head of Office. 

Un e-mail transparent est extrêmement utile pour travailler plus intelligemment. Nous restons en contact en permanence et avons accès à l'ensemble des informations. 

GUIDE DE NOTRE SYSTÈME D'E-MAILS TRANSPARENT

Pour que les choses restent parfaitement transparentes, nous avons mis en place des pratiques garantissant que tous les e-mails soient partagés au sein de l'équipe.

Pour commencer, nous avons plusieurs listes d'e-mails internes, une pour chaque équipe et beaucoup plus pour différents aspects de la société :

·     team sales@ -> cela va à toute l'équipe commerciale                                                      

·     admin@ -> comprend tous les échanges sur la facturation, l'administration du personnel...                           

·     communication@ -> lié aux events                                                                               

·     recrutement@ -> tout ce qui concerne l'embauche et les candidats                       

Quelques méthodes amusantes pour la gestion des emails

Nous sommes loin d'être les seules personnes à recevoir beaucoup d'e-mails. 

Selon certaines estimations , nous envoyons et recevons en moyenne 105 e-mails par jour.

Alors, comment naviguer plus efficacement dans sa boite de réception ? 

Voici quelques méthodes amusantes, qui sont parmi nos favorites.

La règle des 2 minutes de David Allen 

 

S'il vous faut moins de deux minutes pour répondre, répondez maintenant.

La méthode du CAD 

 

Classez-le, agissez ou détruisez-le.

Classifier maintenant pour trouver plus tard 

 

Répertoriez vos e-mails avec des mots-clés pour faciliter vos recherches ultérieures. 

Ne touchez chaque e-mail qu'une seule fois

 

Marquer un e-mail comme non lu n'est pas autorisé.